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Há uma forma masculina e uma feminina de
escrever. Mais directa ou mais emocional. Nos negócios, use uma combinação das duas.
Verá que os seus textos ganham outra força. Palavra de executiva.
E screver bem não é uma questão de habilitações literárias. Há lacunas
que provêm mais da educação da mulher e da sua forma tradicional de expressão. A
escrita masculina tem também as suas lacunas. Quando a mulher tenta imitar o homem na
escrita, perde o seu poder. Perde-se o elemento pessoal, que pode ser a sua força face ao
estilo masculino, mais impessoal. É que a principal diferença entre a escrita masculina
e a feminina é um estilo mais directo, no primeiro caso, e mais emocional, no segundo. O
ideal é um equilíbrio entre os dois.
Uma executiva precisa de se fazer entender, transmitir factos que levem a acções
determinadas. É desta escrita, com um objectivo específico, que se deve cuidar. Alguns
princípios básicos podem ajudar a fazer uma auto-análise, enquanto as dicas mais
concretas lhe permitirão uma aplicação prática imediata.
Liberte-se de preconceitos. São geralmente três. O primeiro é de que há apenas uma
forma de escrever relatórios; o segundo, quanto maior a carta, melhor; o terceiro, quanto
mais compridas as palavras, mais esperta quem as escreve. Adopte, desde já, três
princípios de ouro: a criatividade é a chave; quanto mais curto, melhor; e nunca por
palavras caras.
A criatividade significa que há várias formas de tratar um assunto e que deve confiar na
sua abordagem pessoal do tema, deixando fluir as palavras.
O método Speakwrite, que se baseia na simplicidade do discurso, funcionou nos Estados
Unidos para milhares de executivas. Pense naquilo que diria numa determinada situação,
mantendo sempre o seu público ou destinatário em mente. Escreva as principais ideias no
papel e construa frases simples, como se estabelecesse um diálogo. Não se esqueça de
que a timidez e a hesitação retiram impacte ao discurso, tal como o excesso de
pormenores ou desculpas. Por isso, ponha de parte, inicialmente, o facto de precisar de
escrever algo. E leia sempre alto tudo aquilo que escrever.
Descubra
as diferenças |
Os homens...
- Falam de desporto, dinheiro, factos, negócios,
acontecimentos.
- Dão ordens para obter o que querem.
- Usam e respondem a acções mais do que a palavras na
comunicação.
- Comunicam para persuadir, contestar, controlar ou deslumbrar.
- Usam uma linguagem orientada para factos e acções.
- Preferem falar do que ouvir.
- Usam pausas na conversa para realçar algo.
Falam muito em monólogo.
- Expressam emoções indirectamente.
- Interrompem mais as conversas.
- Falam de forma autoritária, seja qual for o assunto.
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As mulheres...
- Falam de sentimentos, relacionamentos, pessoas e estados
psicológicos.
- Pedem as coisas.
- Apoiam-se e respondem a palavras ao comunicarem.
- Comunicam para partilhar, informar, apoiar ou agradar.
- Usam uma linguagem emocional e de avaliação.
- Preferem ouvir e partilhar as conversas.
- Usam muletas como «realmente», «fantástico» e
«tremendo».
- Usam vários tons para transmitir emoção e significado.
- Expressam emoções directamente.
- São mais interrompidas.
- Falam hesitantes, por tentativas.
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As expressões já feitas ou muito usuais
perdem a sua força com uma utilização excessiva. Muitos clichés retiram-lhe poder de
argumentação. Se precisar de uma resposta rápida, não se limite a escrever, no final:
«Na expectativa de uma resposta breve...» Seja directa:
«A resposta deverá chegar até dia...» Expressões como «a razão pela qual
escrevi...» são facilmente substituídas por «porque». E «no que respeita a»
transforma-se, num discurso directo, num simples «sobre...».
Grande parte dos advérbios são desnecessários quando os verbos que usa são poderosos.
Uma frase como: «Preciso urgentemente de acabar o trabalho rapidamente, para que o
patrão fique muito contente», ganha outro poder escrita sem os advérbios: «Preciso de
acabar o trabalho, para que o patrão fique contente.»
Detecte expressões ou frases que retiram poder à sua escrita.Tom de deferência.
«Espero que compreenda...», «Peço desculpa por responder apenas agora...».
Carácter vago. «Há algum tempo pedimos-lhe para nos informar da situação de forma
regular...»
Hesitações. «É minha opinião...», «Acredito que...».
Excesso de palavreado. «Tendo em conta a sua carta de 1 de Janeiro, venho por este
meio...»
Palavras pesadas. «Na eventualidade de surgir alguma dúvida ou comentário sobre este
assunto...»
Indirectas. «Parece óbvio que uma conta gerida
desta forma não é favorável
nem para si nem para o banco...»
Repetições e redundância. Repetir palavras ou a mesma ideia várias vezes com palavras
diferentes: «Confia sempre na sua primeira sensação inicial?»
Excesso de explicações. Subestima, insulta e aborrece o leitor: «Peço encarecidamente
uma oportunidade de dizer a alguém da sua empresa como é importante este programa e como
são passivas as acções tomadas até hoje.»
Pontuação em excesso. As vírgulas distraem e só mostram que a frase está demasiado
comprida.
Utilização da voz passiva. «É do conhecimento geral que...»
Escreva os seus objectivos como se o fizesse na sua agenda. «Escrever para a Tudor para
que transfiram as contas dos empregados», por exemplo, é um ponto de partida. Uma das
técnicas mais simples consiste em fazer uma lista de pontos importantes, que organizará
de acordo com o princípio: «Uma ideia por parágrafo ou frase.»
Depois aplique as regras essenciais que permitem obter resultados concretos: pedir antes
de justificar o pedido, responder antes de explicar um assunto, apresentar as conclusões
antes da argumentação, oferecer a síntese antes da explicação em pormenor.
O resultado que espera alcançar ditará a sua escrita: aprovação de um plano,
obtenção de fundos para um projecto, resolução de um problema, como uma queixa. O
destinatário tem, por vezes, dificuldade em perceber o que pretende. Em vez de usar: «No
seguimento das nossas conversas telefónicas, venho por este meio esclarecer o objectivo
das contas poupança-reforma», é preferível: «As suas chamadas revelam que as diversas
regras associadas à sua conta poupança--reforma não estão claras.» O fundamento do
Speakwrite está em passar claramente uma mensagem, como se estivesse numa conversa.
Escrever no papel é apenas uma questão de organizar ideias e planear as tarefas para
chegar onde se pretende. Agora... mãos à obra!
O teste da
caneta |
Qual é o poder da sua escrita? Pegue nalguns documentos ou
cartas que tenha escrito recentemente e atribua-lhes uma pontuação de acordo com este
sistema.
Se os pontos negativos forem superiores aos positivos, precisa de pôr o seu estilo de
escrita em dia.Retire um ponto para
cada uma das seguintes ocorrências
- Utilização de palavras e expressões como «Por favor...»,
«Lamento...»,
- «Peço desculpa por...», «Se puder...», «Espero que
possamos...».
- Utilização do conjuntivo em palavras como «poderia...»,
«se...», gostaria...».
- Utilização de expressões e palavras autodepreciativas,
como, «Espero que não pense que eu...», «Se não lhe for muito difícil...»
(retiram-lhe poder pessoal).
- Não pensar a quem se destina a mensagem, usando a primeira
pessoa mais de três vezes em cada parágrafo.
- Usar construções de frases que atrasam o ponto principal
até ao fim da carta, definição pouco clara do objectivo da mensagem, cobrir tópicos a
mais ou associar tópicos sem relação e não usar transições entre parágrafos.
- Usar uma saudação que soa falso ou pouco profissional: tudo
o que foge do «Atentamente».
- Apresentar mais problemas do que soluções, quando coloca
mais questões do que aquelas a que respondeu.
- Usar jargão, palavra apenas corrente no seu ramo (log-in,
voucher...).
Adicione um ponto por cada uma das seguintes
situações
- Escrita concisa e breve: se a carta tem uma página ou menos.
- Utilização de ideias orientadas para a acção, como,
«Vamos encontrar-nos e discutir o assunto...», «Obrigado pelo...», «Encontrará junto
o....», «Vamos desenvolver...».
- Utilização de palavras orientadas para a acção, como
encontrar, decidir, considerar, motivar, autorizar, agir, responder, definir, liderar,
obter, reduzir, consultar, construir, recomendar, estudar, usar.
- Iniciar cada parágrafo com uma palavra diferente.
- Parar quando terminou, resistindo à tentação de acrescentar
formalidades de rotina, como «Telefone, se tiver dúvidas...» ou «Tenha um bom
dia...».
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Condensado de Power Writing for Executive Women, por
Patricia H. Westheimer. © 1989 by Scott, Foresman and Company. Publicado com a permissão
da autora. Adaptado por Géraldine Correia.
Patricia Westheimer é directora da In Business, uma empresa sedeada em Portugal que
treina executivos em effective business comunication skills. É autora de mais seis livros
sobre escrita de negócios, incluindo The Perfect Memo e The Executive Style Book. Vive em
Cascais e pode ser contactada pelo seguinte endereço: patwestamail.telepac.pt, ou pelo
telefone/fax 01-486 22 66. |
